Hoje as assembleias virtuais já são a realidade nos condomínios administrados pela Sperinde Condominios. Com maior participação de condôminos, o que antes era em caráter transitório e emergencial, tornou-se a prática regular, em face da extensão da pandemia. Inovação na administração de condomínios.
A Lei 14.010 – derivada do Projeto de Lei 1.179/2020 – que dispõe sobre o Regime Jurídico Emergencial e Transitório das relações jurídicas de direito privado (RJET) no período da pandemia do novo coronavírus (Covid-19), trouxe reflexos para o âmbito condominial.
Dentre muitas determinações de caráter emergencial e transitório, a lei determina em seu artigo Art.12, que a assembleia condominial e a respectiva votação, poderão ocorrer por meios virtuais para todos os efeitos.
A decisão, naquela data, mesmo que transitória e emergencial, foi motivo de comemoração para muitos síndicos e administradoras, pois esse período serviria de teste de um novo formato que, se desse certo, poderia se perpetuar, se judicialmente for viável.
PRÁTICAS ATUAIS
O que antes era uma previsão legal, em caráter transitório e emergencial, tornou-se a prática regular. Em face do agravamento e extensão do prazo da pandemia, o entendimento geral, inclusive com orientação do SECOVI-RS, é que todas as assembleias necessárias, ordinárias, extraordinárias ou mesmo de instalação, sejam em ambiente virtual.
Atualmente a grande maioria dos condomínios administrados pela Sperinde Condomínios realiza assembleias de forma virtual. Quando os decretos municipais e estaduais flexibilizam a utilização das áreas de convivência e a realização de reuniões presenciais, as assembleias hibridas tornam-se uma boa opção, onde se reúnem 3 a 4 pessoas em ambiente presencial e os demais condôminos participam virtualmente.
Acredita-se que, quando mais flexibilizado os protocolos de distanciamento decorrentes da pandemia, a prática de assembleias no formato híbrido será a mais praticada.
A assembleia em ambiente virtual é validada e as atas são registradas em cartórios de registros.
“As assembleias virtuais ganharam força durante a pandemia da Covid-19 e por alguns meses foi a única alternativa para deliberar sobre assuntos urgentes, preservando a saúde das pessoas e minimizando os riscos de contágio.
Havendo respeito aos requisitos exigidos na assembleia presencial, a única alteração será o ambiente de realização do encontro, assim, entendemos que as mesmas podem continuar sendo realizadas, salvo previsão contrária na convenção, atendendo aos anseios da maioria dos condôminos, que inclusive ampliou consideravelmente a participação nos eventos virtuais, enriquecendo e fortalecendo as deliberações.”
Fabiano Parrella
Gestor Sperinde Condomínios – POA
DÚVIDAS RECORRENTES
Embora já seja uma prática regular muitos síndicos e moradores ainda estão com muitas dúvidas. Por isso, a Sperinde Condomínios, reuniu perguntas e respostas mais frequentes para que você fique bem informado e seguro quanto à prática das assembleias virtuais. Confira!
MEU CONDOMÍNIO É OBRIGADO A FAZER ASSEMBLEIA VIRTUAL?
O condomínio deverá observar os decretos e protocolos de distanciamento emitidos pelo Estado e Município. Havendo restrições para eventos presenciais ou proibição de utilização das áreas comuns, a realização de assembleia geral, quando necessária, deve ocorrer em formato virtual.
O CONDOMÍNIO NÃO QUER FAZER ASSEMBLEIA VIRTUAL, MAS O MANDATO DO SÍNDICO ESTÁ VENCIDO. COMO PROCEDER?
O mandato vencido poderá acarretar em problemas de representatividade junto às instituições financeiras, Receita Federal e até mesmo em processos judiciais. Em face disso, se impõe que sejam feitas assembleias virtuais para evitar problemas desta natureza para o síndico e o condomínio.
ASSEMBLEIA VIRTUAL PELO APP SPERINDE
As assembleias podem ser realizadas através do APP Sperinde, plataforma que possibilita o controle de acesso dos usuários, análise de procurações, acompanhamento e interações registradas, assim como auditoria dos acessos e votos.
A ASSEMBLEIA DEVERÁ SER GRAVADA PARA FINS JUDICIAIS?
Se a assembleia for feita por aplicativos de reunião virtual, deverá ser gravada e ter a assinatura registrada no livro de presenças, coletadas individualmente.
As assembleias virtuais realizadas pela Sperinde Condomínios são feitas através de ferramentas de videoconferência, gravadas e permitem a revisão futura, caso necessário.
Recomendamos assinatura dos condôminos que participaram da assembleia no livro de presenças. Caso seja feita no App Sperinde, não há necessidade, pois o registro é dado no próprio aplicativo, pelo acesso do proprietário ou procurador do imóvel.
Para fins judiciais, a assembleia deverá seguir os requisitos normais: ter um presidente e secretário, ata redigida e assinada pelos mesmos e que conste no cabeçalho que ela foi feita de forma virtual. Ou seja, iniciar com cidade, data e local de realização – aqui informar qual ferramenta foi utilizada para a realização da mesma.
QUAIS SÃO OS REQUISITOS ESSENCIAIS PARA REALIZAR A ASSEMBLEIA VIRTUAL?
Os requisitos para realizar a assembleia virtual são basicamente os mesmos que uma assembleia presencial. Porém, há de se ter cautela e preservar pelos interesses da coletividade. Se o condomínio fica em uma região sem acesso à internet, por exemplo, deve se ter bom-senso e adiar a assembleia para realizá-la presencialmente, quando permitido pelos decretos estaduais e municipais.
REQUISITOS BÁSICOS A OBSERVAR:
– Convocação de todos os condôminos;
– É dever do síndico explicar aos condôminos por todos os meios de comunicação possíveis e, obrigatoriamente, na convocação, onde irá ocorrer a assembleia – qual plataforma ou ferramenta digital, onde e como acessá-la. É indispensável, também, explicar aos condôminos como será a apuração, registro, etc.
Por isso, é importante que os condôminos mantenham seus cadastros atualizados na administradora para que sejam devidamente convocados, também, por e-mail.
– Pauta específica descrita na convocação;
– Ata da assembleia, com presidente e secretário;
– A virtualização da assembleia tem que acontecer nos mesmos moldes de uma assembleia presencial; ou seja, um espaço de debate franco e aberto para discussão. Não pode ser feito através de enquete, por exemplo, pois não há espaço para fala, argumentação ou contraponto;
– A assembleia não deixará de ser realizada caso algum condômino não queira que se realize na forma virtual. Da mesma forma, que em uma assembleia presencial alguns condôminos não comparecem, o mesmo pode ocorrer na virtual;
– O condomínio não é obrigado a fazer assembleia virtual, mas, pela manutenção do distanciamento social, já se tornou uma prática regular. Essa medida legal foi aprovada em caráter transitório e emergencial para atender aqueles condomínios que não podiam aguardar para tomar decisões urgentes.
– Comprovação de presença através de assinatura no livro de presenças, que deverá ser coletada individualmente após a assembleia, além da gravação da reunião quando realizada em aplicativos e ferramentas vídeoconferência. Quando a reunião é feita no App Sperinde, não há necessidade, pois o registro é dado no próprio aplicativo, pelo acesso do proprietário ou procurador do imóvel.
MEU CONDOMÍNIO NÃO PREVÊ ASSEMBLEIA VIRTUAL NA CONVENÇÃO. PODE SER REALIZADA?
Sim, desde que feita por aplicativos, plataformas ou ferramentas de videoconferência que permitam a gravação e que a comprovação de presença se dê pelo acesso ao ambiente virtual ou, em caso negativo, que sejam colhidas as assinaturas individualmente de todos os participantes, além dos demais requisitos expostos acima.
SERÁ O FIM DA ASSEMBLEIA PRESENCIAL?
Acredita-se que as assembleias, virtual e híbrida, poderão ser as principais alternativas para deliberação dos assuntos do condomínio. Mas, as assembleias presenciais certamente serão mantidas porque muitos condomínios, ainda preferem o sistema tradicional.
PRESTAÇÃO DE CONTAS E APROVAÇÃO NA ASSEMBLEIA?
O artigo 13 da Lei 14.010/2020 reforça a manutenção da obrigatoriedade da prestação de contas, mesmo durante a pandemia, sob pena de destituição do síndico. Os critérios de prestação de contas são os mesmos: os documentos precisam ser enviados aos condôminos, preferencialmente de forma digital, para que sejam avaliados e posteriormente aprovados na assembleia virtual.
Art. 13. É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração.
E COMO PROCEDER SE O CONDOMÍNIO QUISER ALTERAR A PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA?
A manutenção equilibrada das contas do condomínio é de extrema importância.
É possível alterar a previsão orçamentária, mas somente mediante a aprovação em assembleia. Como o caso normalmente demanda análise e debates, recomendamos elaboração e demonstração através de planilhas da previsão orçamentária para o próximo exercício, facilitando análise e aprovação do orçamento.
Na Sperinde Condomínios, os extratos do condomínio tem atualização diária no App Sperinde e a pasta de balancete, que também é digital, é disponibilizada no App para análise mensal do conselho e condôminos.
A assembleia virtual é uma oportunidade de sanar eventuais emergências dos condomínios durante a pandemia do Covid-19. Reforçamos que nenhum condomínio é obrigado a fazer assembleia neste momento, caso não se adapte ao formato. Porém, a medida é segura e responsável, oportuniza inovação nas relações condominiais e a possibilidade de maior participação dos moradores.
“A grande maioria das assembleias digitais que organizei, foram muito práticas para os condôminos, com muita aceitação e maior participação. Surgiram poucas dúvidas frente a quantidade de pessoas credenciadas. A maioria dos síndicos informa que a experiência é mais agradável, moderna, segura e que pretendem manter esse formato.”
Luciane Paim – Gestora Sperinde Condomínios – CAXIAS
Ficou com alguma dúvida sobre assembleia virtual? Nossos especialistas estão qualificados para lhe dar todo o suporte necessário. Fale conosco, solicite uma proposta e ganhe apoio integral na administração de seu condomínio, ou pelo Whatsapp: Porto Alegre 99923-6148 e Caxias 99612-6728.
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